Возможность использования работником личного транспортного средства в интересах работодателя и с его согласия/ведома предусмотрена ст. 188 ТК РФ. При этом работодатель обязан возместить работнику соответствующие расходы.

Для определения размера таких расходов между работодателем и работником заключается письменное соглашение, в котором договаривающиеся стороны указывают размер расходов.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации, написать соответствующее заявление, вести учет служебных поездок в путевых листах и для получения компенсации представить необходимые документы.

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц (ст. ст. 632, 642 ГК РФ).

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы, возникающие в связи с эксплуатацией арендованного автомобиля, а в случае аренды без экипажа также расходы на его содержание и страхование, включая страхование своей ответственности (ст. ст. 636, 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами, копиями путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованного автомобиля и время его использования и т.п.)

С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ.

Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов.

Несветаева И.С.

Юрист ООО «Юридический центр «Лидер»

Остались вопросы или нужна помощь?